กฎหมาย & เอกสารราชการ · 4 ก.ย. 2569 · อ่าน 6 นาที
ตม.30 และ ร.ร.3/ร.ร.4 — สแกนบัตรครั้งเดียว ระบบเติมฟอร์มให้ เหลืองานที่กฎหมายให้คนทำจริง ๆ
ทุกโรงแรมในไทยต้องจัดการเอกสารสามชุดนี้ทุกวัน: บัตรทะเบียนผู้พัก (ร.ร.3) และทะเบียนผู้พัก (ร.ร.4) ตาม พ.ร.บ.โรงแรม พ.ศ. 2547 มาตรา 35 และแบบแจ้งที่พักอาศัยของคนต่างด้าว (ตม.30) ตาม พ.ร.บ.คนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 มาตรา 38 ข้อมูลชุดเดียวกันแต่ต้องปรากฏหลายที่ และกำหนดเวลาไม่ใจดี
ส่งนายทะเบียนท้องที่ทุกสัปดาห์
แจ้งภายใน 24 ชั่วโมงที่แขกต่างชาติเข้าพัก
ไม่น้อยกว่า 1 ปี พร้อมให้ตรวจ
บทความนี้อธิบายว่า ARUN เอางานคีย์ซ้ำออกจากเคาน์เตอร์ได้อย่างไร และเหลืองานอะไรที่ยังเป็นของคน — เพราะบางขั้นกฎหมายไม่ให้ระบบทำแทน
1. ปัญหาไม่ใช่ฟอร์ม แต่คือการคีย์ข้อมูลเดิมหลายรอบ
ชื่อ นามสกุล เลขบัตรหรือพาสปอร์ต วันเกิด สัญชาติ ที่อยู่ วันเข้า-ออก เลขห้อง — ข้อมูลชุดเดียวต้องถูกถ่ายลงบัตรผู้พัก ลงทะเบียน ลงใบเช็คอิน และลงรายการแจ้ง ตม. โรงแรมที่ยังเขียนมือหรือคีย์ใน Excel ใช้เวลาแขกละหลายนาที และทุกนาทีคือโอกาสสะกดชื่อผิดหรือพิมพ์เลขพาสปอร์ตสลับ
ความผิดพลาดแบบนี้ไม่ได้จบที่ความล่าช้า — แจ้ง ตม.30 ช้าหรือข้อมูลไม่ตรงมีโทษปรับ และวันที่เจ้าหน้าที่มาตรวจ ทะเบียนที่ไม่ครบคือปัญหาทันที
2. สแกนหรือถ่ายครั้งเดียว ข้อมูลไหลไปครบทุกฟอร์ม
ข้อมูลตัวตนของแขกเข้าระบบได้สามทาง แล้วลงที่โปรไฟล์แขกของการจองนั้นที่เดียว:
- ที่เคาน์เตอร์ พนักงานถ่ายบัตรประชาชนหรือพาสปอร์ตด้วยกล้อง (หรือใช้เครื่องอ่านบัตรถ้าติดตั้ง) ระบบอ่านข้อความออกมาเติมชื่อ เลขเอกสาร วันเกิด สัญชาติ ที่อยู่ ให้เป็นฉบับร่าง
- ที่ตู้ Kiosk แขกวางบัตรบนเครื่องอ่าน หรือถ่ายเอกสารด้วยมือถือตัวเองผ่าน QR — ระบบอ่านให้แบบเดียวกัน แขกตรวจ แก้ แล้วเซ็นบนจอ ลายเซ็นถูกเก็บกับทะเบียน
- เช็คอินกลุ่ม กรุ๊ปทัวร์ 30 คนกรอกทะเบียนผู้พักแบบกลุ่มในหน้าเดียว ทุกคนเข้าทะเบียนและรายการ ตม.30 ครบ ไม่ใช่แค่หัวหน้าทัวร์
การอ่านอัตโนมัติไม่บันทึกเองโดยไม่ผ่านตา — ทุกช่องเป็นร่างให้พนักงานหรือแขกยืนยันก่อน เพราะเลขพาสปอร์ตที่อ่านผิดหนึ่งหลักคือ ตม.30 ที่ผิดทั้งใบ (ระบบส่งภาพเอกสารไปอ่านด้วยผู้ให้บริการ AI นอกประเทศ — ระบุไว้ชัดในนโยบายความเป็นส่วนตัว ข้อ 4.1 และ 7)
จากข้อมูลชุดนี้ ระบบเตรียมบัตร ร.ร.3 ของแขกแต่ละคน ทะเบียน ร.ร.4 ของช่วงวันที่เลือก และรายชื่อคนต่างด้าวที่เข้าพักวันนั้นสำหรับ ตม.30 ให้พร้อมโดยไม่มีใครต้องคีย์อีก
3. เช้าวันรุ่งขึ้น ไม่ต้องไล่กระดาษ
ทะเบียนอยู่ในระบบเดียวกับผังห้อง ที่หน้า ทะเบียนผู้พัก ร.ร.3 / ร.ร.4:
- เลือกช่วงวัน → พิมพ์ทะเบียน ร.ร.4 เป็นเอกสารพร้อมชื่อโรงแรมจริง สำหรับส่งนายทะเบียนรายสัปดาห์
- พิมพ์บัตร ร.ร.3 ทีละใบหรือทั้งวัน เมื่อเจ้าหน้าที่ขอดู
- ส่งออก Excel/CSV เปิดในโปรแกรมตารางภาษาไทยไม่เพี้ยน สำหรับเก็บสำเนาหรือส่งให้บัญชี
และที่หน้า ประวัติแขก → ตม.30 เลือกวันที่ → เห็นรายชื่อแขกต่างชาติที่เช็คอินวันนั้น (ระบบคัดจากเอกสารเป็นพาสปอร์ตหรือสัญชาติไม่ใช่ไทย) พร้อมชื่อ สัญชาติ เลขพาสปอร์ต วันเข้าพัก เลขห้อง → ดาวน์โหลดเป็นไฟล์หัวตารางภาษาไทยตามแบบราชการ
4. งานที่ยังเป็นของคน — และทำไมเราไม่แอบทำแทน
การยื่น ตม.30 กับสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ยังต้องทำโดยผู้จัดการโรงแรมในระบบแจ้งที่พักออนไลน์ของ ตม. หรือที่สำนักงาน — สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองไม่มีช่องทางให้ระบบภายนอกยื่นแทน สิ่งที่ ARUN ทำคือให้รายชื่อและไฟล์ที่ครบ ถูก และมาทันภายใน 24 ชั่วโมง ทุกเช้าเปิดหน้า ตม.30 ของเมื่อวาน ถ้ามีรายชื่อก็นำไปยื่น ถ้าว่างก็ไม่ต้องทำอะไร
⚠️ ถ้าจะให้ไฟล์ตรงกับแบบฟอร์มอัปโหลดของระบบ ตม. ออนไลน์ ต้องปรับคอลัมน์ให้ตรงเทมเพลตของ ตม. ก่อน — ตอนนี้เป็นไฟล์รายชื่อ 5 คอลัมน์
การส่ง ร.ร.4 ให้นายทะเบียนรายสัปดาห์ ก็เช่นกัน — ระบบพิมพ์ให้ครบ คนเป็นผู้ยื่น
เราเขียนเรื่องนี้ตรง ๆ เพราะระบบที่อ้างว่า “ส่ง ตม.30 อัตโนมัติ” คือระบบที่วันหนึ่งคุณจะพบว่าไม่ได้ส่งจริง — และคนที่ถูกปรับคือโรงแรม ไม่ใช่ซอฟต์แวร์
5. แล้วรูปบัตรและข้อมูลแขกอยู่ที่ไหน
คำถามนี้สำคัญ และคำตอบอยู่ในนโยบายความเป็นส่วนตัว: กฎหมายทะเบียนผู้พักบังคับให้เก็บเลขเอกสาร ไม่ได้บังคับให้เก็บภาพ — ระบบจึงลบภาพบัตร/พาสปอร์ตอัตโนมัติ 90 วันหลังเช็คเอาต์ และคงไว้เฉพาะข้อมูลที่ทะเบียนต้องใช้ตลอดระยะที่กฎหมายกำหนด (≥1 ปี)
การเก็บและส่งข้อมูลส่วนนี้อาศัยฐาน “หน้าที่ตามกฎหมาย” ตาม PDPA มาตรา 24(6) ไม่ต้องขอความยินยอมจากแขก และแขกขอลบไม่ได้จนพ้นกำหนด — ระบบเก็บส่วนนี้ไว้แม้แขกลบบัญชี ทุกอย่างอยู่ในฐานข้อมูลของโรงแรมคุณเอง ภายใต้สิทธิ์ที่แยกตามตำแหน่ง และทุกการดูหรือแก้มีชื่อคนทำ (อ่านต่อ: ข้อมูลแขกอยู่ที่ไหน ปลอดภัยไหม)
สรุป
งานเอกสารราชการของโรงแรมส่วนใหญ่คือการคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำ — สแกนหรือถ่ายบัตรครั้งเดียว ตรวจร่าง กดยืนยัน แล้วให้ระบบเตรียม ร.ร.3 ร.ร.4 และรายชื่อ ตม.30 ให้พร้อมทุกเช้า ส่วนการยื่นกับราชการยังเป็นของคน — แต่เป็นงาน 5 นาทีที่มีไฟล์พร้อม ไม่ใช่งานครึ่งเช้าที่เริ่มจากกระดาษ
อยากให้เอกสารราชการพร้อมทุกเช้า?
บันทึกของทีม ARUN
บทความนี้อธิบายการทำงานจริงของ Arun Hotel OS ณ เดือนกันยายน 2569 ระบบเตรียมรายชื่อและไฟล์ให้เท่านั้น การยื่นต่อราชการเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการตามกฎหมาย
อ้างอิงบทความนี้ (APA 6)
อีเอ็นที กรุ๊ป. (2569, 4 กันยายน). ตม.30 และ ร.ร.3/ร.ร.4 — สแกนบัตรครั้งเดียว ระบบเติมฟอร์มให้. บทความ Arun Hotel OS. https://arun.entgroup.co.th/blog/tm30-rr3-rr4
คำถามที่พบบ่อย
ตม.30 คืออะไร ต้องส่งเมื่อไหร่+
ตม.30 คือการแจ้งที่พักของคนต่างด้าวต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ต้องแจ้งภายใน 24 ชั่วโมงหลังแขกเข้าพัก — ระบบเตรียมรายชื่อให้พร้อมทุกเช้า
ร.ร.3 ร.ร.4 ระบบเติมให้อัตโนมัติไหม+
สแกนหรือถ่ายบัตรครั้งเดียวตอนเช็คอิน ระบบเติมฟอร์ม ร.ร.3 ร.ร.4 และรายชื่อ ตม.30 ให้ — เหลือเพียงการตรวจสอบและยืนยันของคน
